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Cómo pagar a un profesional remoto en Latinoamérica de forma legal y sencilla
Pagar a un profesional remoto en Latinoamérica de forma legal exige tres cosas: una factura válida emitida por el colaborador, un método de pago trazable (transferencia bancaria, Wise, Payoneer o una plataforma de contratación) y el registro contable correcto con inversión del sujeto pasivo en el IVA. Con esos tres elementos, el gasto es deducible y la operación queda impecable ante Hacienda.
- La factura del profesional se emite sin IVA: tú aplicas la inversión del sujeto pasivo.
- El IVA se autorrepercute y se deduce en el modelo 303: efecto neutro habitual.
- El modelo 349 no aplica porque no es una operación intracomunitaria.
- Wise, Payoneer y las plataformas de contratación cubren la práctica totalidad de la región.
- Un pago trazable con factura correcta convierte el gasto en plenamente deducible.
⏱ Lectura estimada: 18 minutos
Has encontrado al profesional, habéis acordado la tarifa y llega el momento de la verdad: cómo pagar a un profesional remoto en Latinoamérica sin cometer un error contable ni pagar comisiones absurdas. Esta es la fase donde más empresas se frenan, y casi siempre por desconocimiento. La operativa es más sencilla de lo que parece.
En Reclutae hemos visto a compañías pagar tres veces más de lo necesario en comisiones bancarias y a otras retrasar un mes la incorporación de un perfil por miedo a Hacienda. Ninguna de las dos cosas tiene sentido. Aquí tienes el circuito completo: factura, impuestos, canal de pago y documentación.
¿Qué significa pagar a un profesional remoto en Latinoamérica de forma legal?
Significa que la operación deja rastro documental completo y encaja en tu contabilidad como cualquier otro gasto de proveedor. Necesitas una factura emitida por el colaborador, un pago trazable desde una cuenta de la empresa y un asiento contable que aplique correctamente la inversión del sujeto pasivo en el IVA. Ni más ni menos.
Los tres pilares de la operación
- Documento: la factura del profesional, con todos los datos formales exigidos por el reglamento español de facturación.
- Canal: un método de pago que deje evidencia (transferencia, plataforma financiera regulada), nunca efectivo ni vías opacas.
- Registro: la contabilización del gasto y la declaración del IVA en el modelo 303.
Por qué esto importa tanto
Sin factura correcta, el gasto no es deducible y tu empresa acaba pagando impuesto de sociedades sobre un dinero que ya ha salido. Sin trazabilidad, cualquier revisión se convierte en un problema. La buena noticia es que cumplir es barato y rápido: media hora de configuración inicial resuelve el circuito para siempre.
¿Qué métodos de pago internacional existen para colaboradores en Latinoamérica?
Las opciones se agrupan en tres familias: transferencia bancaria tradicional (SWIFT), plataformas fintech especializadas (Wise, Payoneer, Revolut Business) y plataformas de contratación que integran contrato y pago (Deel, Remote.com). Cada una tiene su punto dulce según el volumen, la frecuencia y el país de destino.
Transferencia bancaria tradicional
Es la vía que primero se le ocurre a todo el mundo y suele ser la peor. Las comisiones fijas, los bancos intermediarios y el diferencial de tipo de cambio hacen que enviar 2.000 euros pueda costar entre 30 y 60 euros, con demoras de varios días. Tiene sentido para importes altos y puntuales, poco más.
Plataformas fintech
Wise utiliza el tipo de cambio real y cobra una comisión transparente y baja; para pagos recurrentes a Latinoamérica suele ser la opción más eficiente. Payoneer es muy popular entre profesionales que vienen de marketplaces y facilita el cobro en dólares con tarjeta asociada. Revolut Business funciona bien si ya operas con esa cuenta.
Plataformas de contratación y pago
Deel y Remote.com agrupan contrato, facturación y pago en un único flujo. La gestión de colaboradores independientes cuesta unas decenas de dólares al mes por persona (Deel en torno a 49 dólares, Remote alrededor de 29), y la modalidad completa de EOR ronda los 599 dólares mensuales. Ganas comodidad y pierdes margen.
| Criterio | Wise | Payoneer | Transferencia SWIFT |
|---|---|---|---|
| Coste típico | Comisión baja y transparente | Alrededor del 1% en recepción | Comisión fija alta más cambio |
| Tipo de cambio | Real, sin margen añadido | Con margen | Con margen elevado |
| Velocidad | Horas o un día | Uno a tres días | Dos a cinco días |
| Cobertura regional | Amplia, no total | Muy amplia | Universal |
| Mejor para | Pagos recurrentes | Freelancers de marketplaces | Importes altos puntuales |
¿Cómo pagar a un profesional remoto en Latinoamérica paso a paso?
El circuito completo tiene cinco pasos: acordar tarifa y moneda por contrato, recibir la factura mensual sin IVA, verificar sus datos formales, ejecutar el pago por un canal trazable y contabilizar la operación aplicando la inversión del sujeto pasivo. Una vez montado, cada mes son quince minutos de trabajo.
Paso 1: acuerda tarifa, moneda y fecha
Fija en el contrato el importe, la divisa (euros o dólares), la periodicidad y el día de pago. Define también quién asume las comisiones de la transferencia: lo habitual y más limpio es que las asuma la empresa pagadora.
Paso 2: exige una factura correcta
La factura debe incluir número correlativo, fecha, datos fiscales completos de ambas partes, descripción del servicio, importe y mención de que la operación no lleva IVA por aplicarse la inversión del sujeto pasivo. Muchos colaboradores no lo saben: pásales una plantilla el primer mes.
Paso 3: ejecuta el pago por un canal trazable
Desde una cuenta de la empresa, nunca desde la cuenta personal del administrador. Guarda el justificante y asócialo a la factura. Si usas Wise, el propio recibo sirve como comprobante.
Paso 4: contabiliza con inversión del sujeto pasivo
Registra el gasto en la cuenta de servicios de profesionales independientes y declara el IVA autorrepercutido y deducido en el modelo 303. Si tu empresa tiene derecho a deducción plena, el impacto en caja es cero.
Paso 5: archiva y revisa
Conserva contrato, facturas y justificantes de pago. Si tus operaciones con el exterior superan el millón de euros anual, recuerda la obligación de declaración ante el Banco de España mediante el formulario ETE.
- ☐ El contrato fija importe, moneda, fecha y quién paga las comisiones
- ☐ Has enviado al colaborador una plantilla de factura válida
- ☐ La factura no incluye IVA y menciona la inversión del sujeto pasivo
- ☐ El pago sale de una cuenta de la empresa, no personal
- ☐ Tu gestoría sabe cómo contabilizar la operación en el modelo 303
- ☐ Archivas contrato, factura y justificante en el mismo expediente
¿Qué diferencia hay entre Wise, Payoneer y una plataforma como Deel?
Wise y Payoneer son canales de pago: mueven dinero de forma barata y rápida, pero no gestionan la relación contractual. Deel añade una capa completa de cumplimiento: contrato, facturación automática, cumplimiento local y, en su modalidad EOR, incluso la relación laboral en el país del profesional. Pagas por esa capa.
Elige un canal de pago si…
- Ya tienes el contrato mercantil resuelto con tu asesoría.
- Trabajas con uno o pocos colaboradores.
- Quieres minimizar comisiones y no necesitas automatización.
- Prefieres controlar tú mismo la documentación.
Elige una plataforma integral si…
- Gestionas varios colaboradores en distintos países.
- Quieres facturación y cumplimiento automatizados.
- Necesitas relación laboral formal en el país de destino.
- Valoras más el ahorro de tiempo que el ahorro de comisión.
Nuestro consejo en Reclutae, coherente con lo que recomiendan las guías de plataformas como Deel y Remote.com, es empezar simple: contrato mercantil bien redactado y transferencia por Wise. Cuando el equipo remoto crezca, ya valorarás automatizar.
¿Cuánto cuesta enviar el dinero y qué comisiones debes prever?
El coste de mover el dinero es marginal comparado con el ahorro del modelo, pero conviene medirlo. Con una fintech especializada, enviar entre 1.500 y 3.000 euros mensuales suele costar unos pocos euros y llegar en menos de 24 horas. Con un banco tradicional, la misma operación puede irse a decenas de euros por el diferencial de cambio.
Las tres partidas del coste real
- Comisión explícita: la que ves en pantalla antes de confirmar.
- Diferencial de tipo de cambio: el margen que se lleva la entidad y que casi nadie mira. Aquí es donde los bancos ganan.
- Comisión de recepción: la que descuenta el intermediario del profesional en destino.
Un cálculo anual que sorprende
Sobre un colaborador de 2.500 euros mensuales, un banco tradicional puede llevarse entre 400 y 700 euros al año en comisiones y cambio. Una fintech se queda en una fracción de esa cifra. Sobre tres colaboradores, la diferencia paga cómodamente el software del equipo. Aquí va una observación que compartimos con nuestros clientes: la comisión invisible del tipo de cambio cuesta más que la comisión visible.
¿En euros o en dólares?
Es una decisión más importante de lo que parece. Muchos profesionales de Latinoamérica prefieren cobrar en dólares porque es la divisa de referencia en la región y protege su poder adquisitivo frente a la inflación local. Para tu empresa, en cambio, facturar en euros elimina el riesgo de tipo de cambio y simplifica la contabilidad.
La solución más habitual es pactar la tarifa en euros y dejar que el profesional convierta al recibir, o bien fijarla en dólares y asumir la variación. Si eliges la segunda opción, revisa la tarifa una vez al año: una devaluación del euro frente al dólar puede encarecer tu coste real sin que nadie lo haya decidido. Contablemente, el gasto se registra al tipo de cambio de la fecha de la operación, y las diferencias se llevan a resultado financiero.
«Los servicios prestados a una empresa española por un profesional no establecido en España están sujetos al IVA en España, y la empresa española es sujeto pasivo por inversión.»
— Agencia Estatal de Administración Tributaria
¿Cómo conseguir que la factura sea un gasto deducible sin discusión?
Un gasto es deducible cuando está correlacionado con los ingresos, correctamente contabilizado, justificado documentalmente y no excluido por la ley. La factura del colaborador latinoamericano cumple los cuatro requisitos si contiene todos los datos formales, describe un servicio real y se paga por un canal trazable desde la empresa.
Los datos que no pueden faltar en la factura
- Número y serie correlativos, y fecha de emisión.
- Nombre y datos fiscales completos del profesional emisor.
- Nombre, NIF y domicilio de tu empresa como destinataria.
- Descripción concreta del servicio prestado y periodo.
- Importe total, divisa y mención a la inversión del sujeto pasivo.
Qué modelos aplican y cuáles no
El modelo 303 es donde vive esta operación: ahí autorrepercutes y deduces el IVA. El modelo 349 no aplica, porque está reservado a operaciones intracomunitarias y Latinoamérica no lo es. El modelo 347 tampoco recoge las operaciones con no residentes. Y la retención de IRPF, con carácter general, no procede cuando el profesional no es residente fiscal en España ni tiene establecimiento permanente aquí.
La cuestión del Impuesto sobre la Renta de no Residentes
Es la duda que más veces plantean las gestorías. Cuando un profesional no residente presta un servicio desde su país, sin establecimiento permanente en España, la renta se entiende obtenida fuera del territorio español y, con carácter general, no procede practicar retención. Los convenios de doble imposición firmados por España con Argentina, Chile, Colombia, México o Uruguay, entre otros, confirman ese reparto de la potestad tributaria.
Hay matices, y por eso siempre recomendamos consultarlo: determinados servicios (cánones, cesiones de derechos, asistencia técnica) pueden recibir un tratamiento distinto según el convenio aplicable. Pedir al colaborador un certificado de residencia fiscal de su país es una buena práctica que despeja cualquier duda y protege a tu empresa ante una revisión.
Cómo montar el circuito para que funcione solo
El objetivo es que pagar a tu equipo remoto no consuma tiempo de nadie. Fija un día fijo de facturación (por ejemplo, el día 1) y un día fijo de pago (el día 5). Crea una carpeta compartida donde el colaborador suba su factura. Configura la transferencia recurrente en tu plataforma. Y automatiza el aviso a la gestoría con las facturas del mes.
Con ese circuito montado, gestionar tres colaboradores remotos cuesta menos tiempo que gestionar una sola nómina española. La burocracia, cuando se diseña bien, deja de ser burocracia.
Los cinco errores que más caros salen
Vemos siempre los mismos, y todos son evitables.
- Pagar sin factura. Una transferencia sin factura no es un gasto deducible: es dinero que sale y no resta en el impuesto de sociedades.
- Facturas sin los datos obligatorios. Sin número, fecha, identificación fiscal de ambas partes y descripción del servicio, la factura no sostiene una revisión.
- Usar plataformas de pago entre particulares. Aplicaciones pensadas para enviar dinero a amigos no generan la trazabilidad que exige una operación mercantil.
- Ignorar la inversión del sujeto pasivo. No autorrepercutir el IVA en el modelo 303 es un incumplimiento formal con sanción, aunque el efecto en caja sea nulo.
- Pagar tarde y sin criterio. Un colaborador que no sabe cuándo cobra es un colaborador que ya está buscando otro cliente.
Aquí está la idea que resume todo el artículo: el pago no es un trámite administrativo, es la primera señal de si tu empresa es un buen sitio para trabajar. Se paga puntual, con factura y sin sorpresas.
Qué hacer si el importe supera el millón de euros al año
Es un escenario poco frecuente en una pyme, pero conviene conocerlo. Si el volumen de operaciones o saldos con el exterior supera el millón de euros anuales, tu empresa debe presentar la declaración de la Encuesta de Transacciones Exteriores al Banco de España, el conocido formulario ETE. Por debajo de ese umbral no hay obligación de declarar salvo requerimiento expreso.
La documentación que debes conservar
Contrato firmado, facturas mensuales, justificantes de pago y, si hay tratamiento de datos personales, el contrato de encargado de tratamiento. Ese expediente convierte cualquier revisión en un trámite. El marco legal completo lo desarrollamos en ¿Es legal contratar a un trabajador remoto en Latinoamérica desde España?.
¿Qué errores debes evitar al pagar a un colaborador remoto?
Los errores más caros son pagar sin factura, usar la cuenta personal del administrador, ignorar el IVA autorrepercutido y elegir el banco por inercia. Los tres primeros comprometen la deducibilidad del gasto; el cuarto simplemente te hace perder dinero cada mes sin que nadie lo note.
Error 1: pagar «por adelantado y ya me pasas la factura»
Esa factura llega tarde o no llega. Establece la regla desde el primer mes: sin factura no hay transferencia. Es una disciplina que agradecerán ambas partes.
Error 2: no explicar la inversión del sujeto pasivo a la gestoría
Si tu asesoría no está acostumbrada a proveedores extracomunitarios, puede tratar la factura como un gasto sin IVA y olvidar la autorrepercusión. Un aviso a tiempo evita una regularización posterior.
Error 3: pagar en efectivo o por vías informales
Cualquier canal que no deje rastro compromete la deducibilidad y, en el peor de los casos, tu tranquilidad. La trazabilidad no es burocracia: es tu seguro.
Error 4: no revisar las comisiones cada año
Las condiciones de las plataformas cambian. Revisa una vez al año qué canal te sale mejor por volumen. Es media hora de trabajo que se traduce en cientos de euros.
¿Cuándo conviene delegar el pago en una plataforma EOR?
Delegar tiene sentido cuando gestionas varios colaboradores en distintos países, cuando necesitas relación laboral formal en destino o cuando el tiempo administrativo de tu equipo vale más que la cuota mensual. Para una pyme con uno o dos perfiles remotos, el contrato mercantil más una transferencia por fintech resuelve el 100% de la necesidad a coste casi nulo.
El punto de inflexión
Con tres o cuatro colaboradores en países distintos, el tiempo de coordinar facturas, tipos de cambio y calendarios empieza a pesar. Ahí la cuota de una plataforma se justifica. Por debajo, no. La regla práctica: si dedicas más de dos horas al mes a gestionar pagos internacionales, valora automatizar.
Lo que un EOR sí resuelve de verdad
Cumplimiento laboral local, beneficios para el profesional y eliminación del riesgo de calificación. Si tu empresa necesita esas tres cosas, el sobrecoste está justificado. Si no, estás pagando por un seguro que no necesitas. En nuestra sección de ventajas del modelo explicamos por qué el pago único encaja mejor con las pymes.
Y si aún estás dimensionando el ahorro total, la comparativa completa la tienes en coste de un empleado en España frente a un profesional remoto en Latinoamérica.
- ¿Qué significa pagar de forma legal a un profesional remoto?
- ¿Cómo se hace el pago paso a paso, mes a mes?
- ¿Qué diferencia hay entre Wise, Payoneer y Deel?
- ¿Cuánto cuestan las comisiones y qué errores evitar?
- ¿Cuándo conviene delegar el pago en una plataforma EOR?
Preguntas frecuentes
¿La factura de un profesional de Latinoamérica lleva IVA?
No la repercute el emisor. El servicio se localiza en España y tu empresa se convierte en sujeto pasivo por inversión: autorrepercute el IVA y lo deduce en el mismo modelo 303. Si tienes derecho a deducción plena, el efecto en caja es neutro y la operación queda perfectamente declarada.
¿Qué método de pago es el más barato?
Para pagos recurrentes a Latinoamérica, las fintech especializadas como Wise suelen ganar por usar el tipo de cambio real y comisiones transparentes. Payoneer es una alternativa cómoda si el profesional ya la usa. La transferencia bancaria tradicional es casi siempre la opción más cara por el diferencial de cambio.
¿Hay que declarar los pagos al Banco de España?
Solo si tus operaciones o saldos con el exterior superan el millón de euros anuales, mediante el formulario ETE. Por debajo de ese umbral, la declaración únicamente se presenta si el Banco de España la requiere expresamente. La mayoría de las pymes no alcanza ese límite.
¿Puedo pagar en criptomonedas o stablecoins?
Técnicamente algunas plataformas lo permiten, pero añade complejidad contable, volatilidad y dudas de trazabilidad. Para una empresa española que busca simplicidad y un expediente impecable ante Hacienda, la transferencia por una entidad regulada sigue siendo la opción más sensata.
¿Debo presentar el modelo 349 por estos pagos?
No. El modelo 349 recoge exclusivamente operaciones intracomunitarias, y un proveedor de Latinoamérica es extracomunitario. El modelo 347 tampoco incluye operaciones con no residentes. La declaración relevante es el modelo 303, donde se refleja la inversión del sujeto pasivo.
¿Quién paga las comisiones de la transferencia?
Lo que pactéis, pero lo más limpio es que las asuma la empresa pagadora y el profesional reciba el importe íntegro de su factura. Así evitas discusiones mensuales sobre céntimos y la contabilidad cuadra sin ajustes. Déjalo escrito en el contrato desde el principio.
Referencias
Agencia Estatal de Administración Tributaria. (2024). Localización de las prestaciones de servicios e inversión del sujeto pasivo. AEAT.
Ministerio de la Presidencia. (2012). Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento de las obligaciones de facturación. Boletín Oficial del Estado.
Jefatura del Estado. (1992). Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido. Boletín Oficial del Estado.
Banco de España. (2024). Declaración de transacciones con el exterior (formulario ETE). Banco de España.
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